Maandagochtend, half negen. Voor de derde keer in een paar maanden meldt dezelfde collega zich ziek. Je vraagt je af wat er speelt en of je dit eerder had kunnen zien aankomen. Soms zijn er eerder signalen zichtbaar. Juist daarom loont het om niet alleen naar de verzuimmelding zelf te kijken, maar ook naar wat daarvoor speelt. Frequent verzuim aanpakken werkt het beste als je er vroeg bij bent, ruim voordat er een duidelijk patroon ligt, en het liefst met een vaste professional die al vanaf het begin meedenkt. Is dat moment al voorbij, dan is de manier waarop je het gesprek voert net zo belangrijk: niet als verhoor, maar als een persoonlijk gesprek dat het vertrouwen juist versterkt in plaats van breekt.

Waarom voorkomen beter werkt dan bespreken

Frequent verzuim ontstaat zelden van de ene op de andere dag. Vaak zijn er weken of maanden eerder al signalen: oplopende ervaren werkdruk, een medewerker die stiller wordt, kleine spanningen in een team, of een sfeer waarin niemand het gesprek durft aan te gaan voordat het misgaat. Kijk je alleen naar losse verzuimmeldingen, dan zie je die signalen vaak te laat. Kijk je naar de trend erachter, dan kun je bijsturen voordat er sprake is van een patroon, en voordat er een gesprek nodig is dat als een verwijt kan aanvoelen.

Een vaste inzetbaarheidscoach hoort daarbij niet pas in beeld te komen als het misgaat, maar al vanaf het begin. Jij en HR blijven aan zet, de inzetbaarheidscoach is jullie laagdrempelige sparringpartner die meekijkt naar signalen en trends, in plaats van iemand die je pas belt als je er zelf niet meer uitkomt. De bedrijfsarts adviseert daarnaast over gezondheid in relatie tot werk, zodra dat nodig is.

Vijf manieren om frequent verzuim voor te zijn

Wil je frequent verzuim echt voor zijn in plaats van erop reageren? Dat begint niet bij het gesprek, maar bij wat je daarvoor al doet, het liefst samen met een vaste professional.

• Houd de meldingsfrequentie per team in de gaten, niet alleen het verzuimpercentage. Een oplopende frequentie is vaak een vroeger signaal dan een oplopend aantal verzuimdagen. Een vaste inzetbaarheidscoach helpt je die cijfers te lezen en er op tijd iets mee te doen, in plaats van dat je er zelf achteraan moet blijven kijken.
• Voer regelmatig een kort, laagdrempelig gesprek met je team, los van een verzuimmelding. Zo hoeft een medewerker niet pas te verzuimen om gehoord te worden. De leidinggevende speelt hierin een belangrijke rol: door zelf regelmatig te vragen hoe het gaat, voordat er iets aan de hand is.
• Maak ervaren werkdruk en werksfeer een terugkerend agendapunt in plaats van een eenmalige actie. Veel frequent verzuim ontstaat sluipend vanuit een van deze twee, en is vaker een teken van disbalans dan van een acuut probleem. Je vaste inzetbaarheidscoach helpt leidinggevenden patronen en signalen bespreekbaar te maken en te vertalen naar passende acties.
• Zorg dat de weg naar hulp kort is: een vertrouwenspersoon, het open spreekuur bij de bedrijfsarts, of een coach die laagdrempelig te bereiken is, nog voordat terugkerende signalen uitgroeien tot een verzuimpatroon. Werk je al vanaf het begin met een vast aanspreekpunt, dan ligt die weg er al voordat je hem nodig hebt.
• Bouw aan een cultuur waarin het oké is om te zeggen dat het even niet lekker gaat, zonder dat dit meteen als verzuim wordt gezien. Vroeg gehoord worden voorkomt vaak dat iemand zich later moet ziekmelden. Een bedrijfsarts of coach die je organisatie al langer kent, herkent signalen sneller dan iemand die pas instapt zodra er al verzuim is.

Dit vraagt om een andere blik dan alleen reageren op meldingen: je kijkt naar signalen en trends, het liefst samen met een vaste professional die je organisatie al kent, in plaats van te wachten tot er al drie verzuimmeldingen op de teller staan of tot je er zelf niet meer uitkomt.

Wat is frequent verzuim, en wanneer is het een patroon?

Binnen veel organisaties wordt drie of meer verzuimmeldingen binnen twaalf maanden als signaal voor frequent verzuim gebruikt, een wettelijke ondergrens bestaat hiervoor niet. Belangrijker dan het exacte aantal is de meldingsfrequentie: hoe vaak iemand zich meldt ten opzichte van het gemiddelde binnen jouw organisatie. Dat is iets anders dan één keer griep of een migraineaanval. Het gaat om een patroon dat zich over een langere periode aftekent, niet om een incident. Een enkele verzuimmelding vraagt om niets. Een terugkerend patroon vraagt om aandacht, niet om achterdocht.

Frequent verzuim is dan ook niet hetzelfde als langdurig verzuim. Frequent verzuim gaat over hoe vaak iemand zich meldt, langdurig verzuim gaat over de duur van één aaneengesloten periode. De twee kunnen los van elkaar voorkomen, maar voor veel medewerkers is een aanhoudend patroon van frequent verzuim wel de eerste stap richting langdurig verzuim.

Zo voer je het gesprek zonder dat het escaleert

Is het patroon er ondanks alle preventie toch, dan is het tijd voor een gesprek. Ga het gesprek in vanuit oprechte betrokkenheid, niet vanuit controle. Dat vraagt om een paar concrete keuzes.

• Bespreek het patroon aan de hand van een overzicht van de verzuimmeldingen, zodat je het gesprek baseert op feiten in plaats van op een vermoeden.
• Vraag naar wat er speelt en wat je medewerker nodig heeft om het werk te kunnen doen, maar niet naar een diagnose of medische details. Die informatie hoort uitsluitend bij de bedrijfsarts, en vragen naar een diagnose sluit een gesprek juist af in plaats van dat het opent.
• Focus op wat je medewerker nog wél kan, ook als er beperkingen zijn. Aangepast werk of tijdelijk andere uren voorkomt vaak dat kort verzuim overgaat in langdurig verzuim.
• Maak concrete afspraken en evalueer die na een afgesproken periode, niet na elke nieuwe verzuimmelding. Zo voorkom je dat elk gesprek een herhaling van het vorige wordt.

Eén gesprek is bijna nooit genoeg. Vertrouwen opbouwen en een patroon daadwerkelijk doorbreken vraagt om een aantal korte, opeenvolgende gesprekken, in plaats van één uitgebreid gesprek dat alles in een keer moet oplossen. Een vaste inzetbaarheidscoach die je organisatie al kent vanuit de preventiefase, helpt jou dit gesprek gemakkelijker en met meer vertrouwen te voeren dan wanneer je er alleen voor staat.

Wat als het patroon aanhoudt?

Werk je al vanaf het begin met een vaste bedrijfsarts en inzetbaarheidscoach, dan komt het zelden zo ver. Houdt het patroon toch aan, dan helpt je inzetbaarheidscoach de oorzaken samen met jou en je medewerker verder in kaart te brengen en denkt mee over een plan waar beide partijen achter staan.

Blijft verzuim ondanks alle begeleiding onaanvaardbaar hoog, dan kan dat in een uiterst geval gevolgen hebben voor het dienstverband, laat je hierover juridisch adviseren. Dat gebeurt in de praktijk zelden. Wie vanaf het begin met de juiste begeleiding werkt, voorkomt in de meeste gevallen dat het zo ver komt.