De Wet verbetering poortwachter bepaalt wat jij en je medewerker moeten doen als iemand langdurig ziek is. Het doel: zieke medewerkers zo snel mogelijk laten terugkeren naar werk, met duidelijke stappen, termijnen en verantwoordelijkheden voor beide partijen. Mis je een termijn, of onderneem je te weinig actie? Dan loop je het risico op een loonsanctie van UWV.

In deze gids lees je wat de wet inhoudt, welke stappen erbij horen, wie waarvoor verantwoordelijk is en wat er gebeurt als je de wet niet naleeft. Zo doorloop je elk verzuimtraject goed en op tijd.

Wat is de Wet verbetering poortwachter?

De Wet verbetering poortwachter voorkomt dat medewerkers onnodig lang thuis blijven zitten bij ziekte. De wet verplicht jou en je medewerker om je samen, met de bedrijfsarts of arbodienst, in te spannen voor de re-integratie. Het uitgangspunt: snel en effectief ingrijpen maakt het verzuim korter en verkleint de kans op langdurige uitval.

De wet geldt voor elke werkgever met personeel in loondienst. Zodra een medewerker zich ziekmeldt, ontstaan er verplichtingen. Die beginnen al in de eerste week van de ziekmelding en lopen door tot maximaal twee jaar daarna.

De belangrijkste stappen en tijdlijn

De Wet verbetering poortwachter kent een aantal vaste ijkpunten:

• Week 1: je medewerker meldt zich ziek en je registreert dit
• Week 6: de bedrijfsarts stelt een probleemanalyse op over de mogelijkheden en beperkingen van je medewerker
• Week 8: je stelt samen met je medewerker, op basis van de probleemanalyse, een plan van aanpak op
• Elke zes weken: je bespreekt de voortgang en past het plan van aanpak aan waar nodig
• Week 42: je meldt het verzuim bij UWV
• Week 52: je maakt samen met je medewerker een eerstejaarsevaluatie
• Rond week 87 tot 91: je bereidt samen met je medewerker het re-integratieverslag en de eventuele WIA-aanvraag voor
• Uiterlijk week 93: je medewerker dient de WIA-aanvraag in, onderbouwd met het re-integratieverslag
• Week 104: de wachttijd eindigt en UWV beoordeelt de WIA-aanvraag

In het plan van aanpak leg je vast welke concrete stappen nodig zijn richting werk, welke aanpassingen mogelijk zijn en op welk moment je het plan opnieuw evalueert. Dit zijn, samen met de tijdlijn hierboven, de vaste ijkpunten binnen het traject.

Verantwoordelijkheden van werkgever en medewerker

Jij en je medewerker zijn samen verantwoordelijk voor de re-integratie. Als werkgever regel je onder andere:

• Je vraagt niet naar medische klachten, wel naar de verwachte duur van het verzuim en wat nodig is om weer te kunnen werken
• Je past waar nodig het werk, de werkplek of de arbeidsmiddelen aan
• Je biedt passend werk aan als de oude functie niet meer mogelijk is
• Je houdt samen met de bedrijfsarts en je medewerker het plan van aanpak actueel

Van je medewerker mag je verwachten dat hij meewerkt aan de re-integratie, bijvoorbeeld door naar de bedrijfsarts te gaan en mee te denken over het plan van aanpak. Werkt iemand onvoldoende mee, dan kunnen daar gevolgen voor de loondoorbetaling aan verbonden zijn, laat je hierover juridisch adviseren. Zijn jij en je medewerker het niet eens over de aanpak? Dan kunnen beide partijen een deskundigenoordeel aanvragen bij UWV, of vraagt de medewerker een second opinion aan bij een andere bedrijfsarts.

Wat gebeurt er als de Wet verbetering poortwachter niet wordt nageleefd?

Blijft de inspanning voor de re-integratie achter, dan kan dat gevolgen hebben:

• Je moet het loon van je medewerker mogelijk een derde jaar doorbetalen: de loonsanctie
• Discussie achteraf over het dossier kost tijd, geld en energie van beide partijen

Bij ziekte betaal je minimaal twee jaar lang een deel van het loon door, de exacte hoogte hangt mede af van je cao of arbeidsovereenkomst en de wettelijke maxima en minima. Kijk voor de precieze regels op de website van UWV of de Rijksoverheid. Een loonsanctie voorkom je door tijdig de juiste stappen te zetten, het plan van aanpak actueel te houden en inspanningen goed vast te leggen. Twijfel je of je traject op schema ligt? Laat dit dan ruim voor het einde van de wachttijd toetsen.

Wat als terugkeer bij jou niet meer mogelijk is?

Soms blijkt tijdens het traject dat je medewerker niet meer terugkeert in de eigen functie of organisatie, ook niet met aanpassingen. In dat geval start je re-integratie tweede spoor: je medewerker wordt dan, op advies van de bedrijfsarts en met ondersteuning van een gespecialiseerd bureau, begeleid naar werk bij een andere werkgever.

Zo voorkom je dat de wachttijd verstrijkt zonder een reëel perspectief op werk, en blijf je aantoonbaar voldoen aan de inspanningsverplichting binnen de Wet verbetering poortwachter.

Praktische tips om op schema te blijven

Op schema blijven binnen de Wet verbetering poortwachter begint met overzicht:

• Leg vast wie welke stap bewaakt: het contact met de bedrijfsarts, het gesprek met de medewerker, de termijnen
• Leg afspraken altijd vast, ook als het gesprek informeel was
• Houd het plan van aanpak actueel in plaats van het bij een moment te laten
• Werk met vaste professionals die je organisatie kennen

Casemanagement bij verzuim houdt dossiers overzichtelijk, herkent signalen op tijd en zet de stappen binnen de Wet verbetering poortwachter tijdig, zonder dat je de regie over het dossier verliest.

Voorkomen is minder werk dan genezen

De Wet verbetering poortwachter komt pas in beeld zodra iemand al ziek is. Wil je het liever niet zo ver laten komen? Dan gaat het niet alleen om het voorkomen van trajecten, maar vooral om eerder het gesprek voeren: over werk, inzetbaarheid en wat iemand nodig heeft om aan het werk te blijven. Een preventiemedewerker signaleert risico’s op de werkvloer al voordat ze tot verzuim leiden, samen met je vaste bedrijfsarts en inzetbaarheidscoach.

Zie je al vóór week zes duidelijke signalen of dreigende uitval? Wacht dan niet op dat vaste ijkpunt, maar betrek je bedrijfsarts eerder. Vroeg contact voorkomt vaak dat een verzuimtraject langer duurt dan nodig.

Hoe lev arbo helpt bij de Wet verbetering poortwachter

Bij lev arbo werk je met jouw vaste bedrijfsarts en inzetbaarheidscoach. Zij leren jouw organisatie echt kennen. De bedrijfsarts adviseert over gezondheid in relatie tot werk, zonder taakdelegatie. De inzetbaarheidscoach ondersteunt HR en leidinggevenden bij het houden van overzicht, het voeren van het goede gesprek en het vertalen van adviezen naar werkbare afspraken.

Zo houd jij zelf de regie over het dossier en verklein je de kans dat belangrijke stappen of termijnen worden gemist. Dat voorkomt onnodige risico’s en geeft rust in het hele traject, voor jou en je medewerker.